Tipi di firma dei documenti SANITARI
differenze, validità legale e quando usarle
Nel lavoro quotidiano di aziende, professionisti e medici del lavoro, la firma dei documenti è un passaggio fondamentale.
Giudizi di idoneità, cartelle sanitarie, verbali di visita, comunicazioni ufficiali: ogni documento deve essere firmato nel modo corretto, affinché sia valido, opponibile e conforme alla normativa.
Negli ultimi anni si sente parlare sempre più spesso di firma elettronica, firma digitale, firma elettronica qualificata (FEQ), ma la differenza tra queste modalità non è sempre chiara.
In questo articolo facciamo chiarezza, spiegando a cosa servono le varie firme, quali hanno valore legale e quale utilizzare nei documenti sanitari e aziendali.
Cos’è la firma elettronica?
Con il termine firma elettronica si indica, in senso generale, qualsiasi insieme di dati in forma elettronica utilizzati per firmare un documento digitale.
La normativa distingue però diverse tipologie di firma, con livelli di sicurezza e valore legale molto diversi.
Capire quale usare è essenziale per evitare problemi futuri, soprattutto in ambito sanitario e lavorativo.
Firma elettronica semplice (FES)
La firma elettronica semplice è la forma più basilare.
Caratteristiche principali
- Non richiede certificati qualificati
- Non utilizza dispositivi di firma sicuri
- Non garantisce in modo certo l’identità del firmatario
Esempi:
- Scrivere il proprio nome a fine email
- Cliccare su “Accetto” o “Confermo”
- Inserire una spunta o una firma grafica non certificata
- Documenti informativi
- Comunicazioni non vincolanti
- Consensi generici a basso rischio
Valore legale
La FES non ha valore probatorio automatico. In caso di contestazione, è necessario dimostrare chi ha firmato e in che modo.
Quando usarla
Firma elettronica avanzata (fea)
La firma elettronica avanzata offre un livello di sicurezza superiore.
Caratteristiche principali
- Collega la firma in modo univoco al firmatario
- Consente di identificare il firmatario
- Rende possibile rilevare eventuali modifiche al documento
Valore legale
Ha un valore probatorio maggiore rispetto alla FES, ma non è equiparata automaticamente alla firma autografa.
Quando usarla
- Processi aziendali strutturati
- Documenti interni
- Accettazioni contrattuali a medio rischio
Firma elettronica qualificata (FEQ)
La firma elettronica qualificata (FEQ) è una delle forme più sicure e tutelate dalla normativa europea (Regolamento eIDAS).
Caratteristiche principali
- Basata su un certificato qualificato
- Rilasciata da un prestatore di servizi fiduciari qualificato
- Utilizza dispositivi sicuri (anche in cloud)
Valore legale
La FEQ ha lo stesso valore legale della firma autografa. È pienamente valida in giudizio ed è opponibile a terzi.
FEQ in cloud
La FEQ cloud consente di firmare documenti:
- senza chiavette fisiche
- da qualsiasi dispositivo
- mantenendo piena validità legale
Firma digitale
In Italia, la firma digitale è una particolare forma di firma elettronica qualificata.
Caratteristiche principali
- basata su crittografia asimmetrica
- utilizza certificati qualificati
- garantisce autenticità e integrità
Valore legale
La firma digitale ha pieno valore legale, pari alla firma autografa.
FAQ
Qual è la differenza tra firma elettronica e firma digitale?
La firma elettronica è un termine generico che comprende varie tipologie di firma. La firma digitale è una forma specifica di firma elettronica qualificata, basata su certificati digitali e dispositivi sicuri, ed è quella con il più alto valore legale
Nei documenti di sorveglianza sanitaria quale firma è consigliata?
Per documenti come cartelle sanitarie, giudizi di idoneità e verbali di visita, è consigliato l’utilizzo di firme avanzate o qualificate, in grado di garantire integrità, autenticità e tracciabilità del documento
Quale firma ha pieno valore legale nei documenti sanitari?
La firma elettronica qualificata (FEQ) e la firma digitale hanno pieno valore legale e sono equiparate alla firma autografa, secondo la normativa europea eIDAS e la normativa italiana
La firma digitale è obbligatoria nei documenti sanitari?
Non sempre è obbligatoria, ma è fortemente raccomandata per tutti i documenti che devono avere valore legale, validità nel tempo e opponibilità a terzi, soprattutto in caso di controlli o contenziosi
È possibile firmare digitalmente documenti sanitari in modo elettronico?
Sì, oggi è possibile firmare i documenti sanitari direttamente in formato digitale tramite software gestionali che integrano sistemi di firma elettronica, evitando la stampa e riducendo errori e tempi operativi